｜文／SurveyCake官方部落格｜原文出處／教職員必備！用線上表單輕鬆管理繁雜的班級事務｜首圖／SurveyCake
新冠肺炎疫情持續延燒，身為老師的你準備好了嗎？
點名請假、舉辦活動、家長回饋，被一堆統計記錄搞的頭昏腦脹嗎？
在老師的日常工作中時常需要做有關「統計與記錄」的事情。很多老師在統計資料時會選擇紙本記錄的方式，但紙本其實是最耗時、最不精確的！
當你設計好紙本表格或題目內容時，還必須印刷出來、再交由學生或家長填寫，最後一個個回收 Key-in。耗費這麼多時間，你回收的資料是完整的嗎？學生是否如實將表單交給家長？學生是否遺失已填答完成的表單？自己 Key-in 資料時是否不小心打錯？
再者，隨著疫情持續延燒，除了現有的遠距教學相關配套措施，還需要更多的線上問卷功能協助老師解決遠端授課難以掌控的「出缺席」、「請假」、「課後測驗」情況。
這篇文章將會以老師的日常工作情境為例，介紹「線上表單」如何輕鬆解決紙本記錄的困擾，有效管理繁雜的班級事務。
本篇目錄
學生請假
受限於遠距教學，紙本請假不再適用，信件傳送又有一定的時效性。針對此情境，SurveyCake 提供 QRcord 及網址連結等傳播途徑，只需在課前透過 email、line 學生群組或是 facebook 社團的方式分享連結，就能讓請假流程更加簡化及方便。
不論是用手機、桌機或平板，學生都只要點擊網址連結或掃描 QRcode 就可以請假。就算學生口頭或電話告知，老師或行政也可以隨手拿出手機記錄請假資訊，降低資料不完整的窘境。
問卷範本頁面－搶先看
篩選組合：抓出符合特定條件的人
若你想知道單一學生的請假狀況，藉由「篩選組合」就能一秒抓出符合特定條件的填答者。舉例來說，若你想查看 Wallis 在全科班的請假狀況，只要設定好條件，系統就能一秒抓出符合上述條件的資料供你查看。
若你想了解更多關於線上請假表單的應用情境，請參考：課程管理必備表單－課程請假單
學生簽到、點名
透過線上簽到及點名機制，可以有效掌管學生在課堂上的出缺席狀況。
如何建立線上簽到單，讓學生自己報到
但又有效防範蹺課的學生呢？
問卷有效日：抓出蹺課遲到的學生
你可以透過「問卷有效日」設定點名表單的填寫時間，一旦超過指定時間，表單便會自動關閉無法進行填答。如上課時間為 9:00，則設定點名表單的開放填寫時間為 9:00~9:30，超過時間便無法進入填答。
若想避免同學私自幫朋友簽到，你可以透過「問卷網址產生器」，只要建立一份問卷，系統就能自動為每位學生產生專屬的問卷，並將學生的基本資訊帶入問卷中（e.g. 學號、姓名）等，限制學生只能填寫自己的簽到問卷。
若想知道「問卷網址產生器」的實際應用，可以參考：「問卷網址產生器」一次建立大量客製化問卷
課前要點名、課後要 key-in，既費時又費力。
除了讓學生自行簽到，你也可以透過「出缺席點名表單」進行點名，同時記錄缺席的學生狀況（如下圖）。點完名送出表單後，資料就會「自動記錄」在問卷後台，不用再額外花時間 key-in 歸檔，也不擔心資料記錄錯誤。最強大的應用是「問卷結果分析」，你快速可以查看單一學生缺課次數，也可以查看特定課程或日期缺課的比例。
問卷範本頁面－搶先看
批次選項：學生姓名一次匯入選項中
若班上學生眾多，要將學生名字 key in 成一個個選項也必須花一番功夫。在這個情況我們推薦你使用「批次選項」功能，一次貼上所有學生名單，就能一秒變成眾多選項囉！
統計圖表：查看資料分布狀況
當你送出問卷後，系統會自動針對問卷資料產生統計圖表，方便你快速查看單一同學的出缺席狀況，也可以掌握缺席、實到人數的常態表現狀況。
想知道更多關於出缺席表單的應用情境，請參考以下文章：班級管理必備表單－出缺席點名範本
課後測驗、作業檔案繳交
授課老師遠距教學，無法全面管控線上課堂，但又希望能掌控學生的學習狀況。
為了掌握學生吸收知識的狀況並即時作出調整，課後測驗與回家作業是充分了解學生學習情況的重要方法。
你可以利用 SurveyCake 建立課後問卷，不論是「單選題、多選題、文字題」都非常適合設計成測驗及作業的形式，方便學生填寫卻又不會因受限於題型的限制而使問題失去鑑別度。
檔案上傳題：課後作業繳交
如果課堂中需要學生繳交字數較多的報告，或是需要附上詳細演算過程的數學測驗，你也可以利用 SurveyCake 協助蒐集。問題不需要太多，只需要簡單的姓名、email 等基本資料，最後再附上「檔案上傳題」，可同時統計繳交的同學，以及留存作業檔案。
透過功能列的上傳設定，可以任意調整檔案設定的限制，目前 SurveyCake 可以接受文件、簡報、試算表、圖片、影片等檔案格式，甚至連音樂課必備的音檔格式也能輕鬆上傳喔。
綁定雲端：蒐集所有測驗回答問卷
要啟用檔案上傳題前，一定要先綁定一個 Google 雲端帳號（雲端硬碟容量最少需 100 MB 以上），該問卷中搜集到的所有作業檔案，都會自動上傳到這個雲端帳號，即使出了大量的作業，也不必擔心檔案混亂難以整理。
注意！若是沒有綁定帳號，就無法上傳檔案囉！
為確保計算成績時老師和學生之間不會產生糾紛，彼此都留存問卷回覆是最好的保障。老師可以再「感謝 Banner」提醒學生保留問卷答案，也可以透過「Email 自動通知」，即時將作答結果傳送給指定對象。
Email自動通知：測驗及作業答案學生自行留存
只要開啟「Email 自動通知」，設定將信件寄給「問卷擁有者」及「填答者」，每當問卷收到新回覆時，老師和學生就能即時收到 Email 通知，並在信件內瀏覽完整的填答內容。
家長意見回饋與資料蒐集
在課堂之外，家長也時常給予老師教學回饋，如教學進度太快導致孩子跟不上，或其他需要麻煩老師多留心的地方，如孩子近期的交友狀況、情緒表現異常等…。
以上諸多注意事項，家長有可能是在聯絡簿上註明，也可能在 LINE 丟個訊息，或直接打一通電話給老師，瑣碎的資訊從四面八方而來。
老師，您真的記得住嗎？
再者，受到疫情影響，要透過單一螢幕觀察學生的舉動更是難上加難，若這時能得到家長給予老師的教學回饋，就可以適時根據回饋做課程上的微調，那對維持課程的品質也是大有幫助。
為了改善老師所面臨的困境，進而有效提升帶班品質，我們誠心建議老師可以建立「線上問卷」來蒐集並記錄各方家長的回饋。
使用線上問卷蒐集回饋意見，有什麼好處？
1. 統整回饋
首先，線上問卷可以將所有家長的回饋建議統一儲存起來，不僅可以即時回收意見，還能一併解決資訊雜亂各處的問題。而就算家長臨時口頭告知，老師也可以將他們的意見記錄在表單中。
老師有空時便可上網查看完整的表單回覆，SurveyCake 線上表單支援各種裝置，不管手機、平板、桌機都能完美支援，再也不怕遺漏各種重要細節。
2. 避免記錯
因為老師要記的東西實在太多太瑣碎了，記憶混亂以致拼湊錯誤的情形常常發生：到底是 Judy 還是 Debby 隔壁的同學上課太吵？是 Jerry 還是 Wallis 的功課跟不上？
透過線上表單可以完整保存填答者的回饋，有效避免記錯搞混的窘況發生，老師只要在一個地方便可查看完整的第一手資料，不用再花額外腦力去記繁雜瑣碎的細節。
3. 掌握重點
家長的回饋這麼多，有些回覆很長，有些卻很短。面對龐大的回覆量，該如何快速抓出整體回覆的重點呢？例：有些家長反應教學進度過快，有些覺得過慢，究竟絕大部分的家長意見為何呢？
老師可以透過篩選組合功能建立「關鍵字清單」，快速抓出含有特定關鍵字的回覆，例：老師想知道多少人認為「教學進度太快」，只要家長回覆內含「快、聽不懂、跳、跟不上、放慢」等內容，系統就會一秒抓出含有以上關鍵字的回覆，方便老師查看。
如何蒐集各方家長回饋？
若家長習慣透過聯絡簿等紙本溝通，老師可以將「QRcode」貼在聯絡簿的封面或開頭，家長只要掃描一下就能進入問卷給予回饋。
若家長習慣線上溝通，老師可以將「問卷連結」傳到 LINE 班級群組或寄 Email 給各家長填答。
舉辦班級活動
老師，全能學生保母。
相信上述所提及只是新冠肺炎疫情之下，繁雜班級事務中的冰山一角，
尤其高國中小學的老師，除了必須教授專業科目外，還需要常常處理一些日常班級庶務，甚至連舉辦課外活動都要納入老師的管理範疇。
隨著疫情漸入尾聲、校園生活回歸正常，舉凡班遊、家長座談會等時常需要調查出席資訊，若活動涉及金流又更加麻煩，畢竟許多導師及家長都不太放心將班費或報名費交由孩子手中。
老師必須時常舉辦各種活動，如家長座談會、班遊、戶外教學等，這時候就需要統計預計出席的人數及基本資料。
你可以將「活動說明、資料調查」等資訊列在線上表單中，再將表單的「QRcode 或網址連結」傳送到 LINE 班級群組或各家長的 Email 以供填答。而家長填完問卷後，資料就會自動上傳到問卷後台，所以也不用怕資料遺失或人工 Key-In 錯誤囉！
活動問卷架構：以班遊為例
活動報名表範本–搶先看
報名表最主要的目的是清楚說明活動內容，並協助老師輕鬆統計出席人數。
如果活動有金錢費用的需求，如報名費、班費、材料費等，你可以透過「感謝頁轉址」功能，在活動報名表的最後安插「匯款確認表」，家長便可透過匯款的方式繳交費用，如此一來「繳費名單和繳費日期」都能清楚掌握，收錢不再是個令人頭痛的環節囉。
匯款確認表範本–搶先看
透過匯款確認表記錄匯款資訊，方便老師清楚掌握繳費狀況。
以上範本都在 SurveyCake 問卷後台，內含五十多種免費範本可直接套用，範本內容和細節均能自行修改。
班級團體訂購
校園生活中，老師也時常需要訂購學習評量、班服等，一個個手動記錄太花時間。當不小心弄丟紙本記錄單時，重頭調查是小事，若訂單具有時限性而來不及再調查一次時，才是令人頭痛的大事。
透過線上表單解決訂購事宜，隨時利用手機記錄回覆，既方便又不怕資料遺失。沒時間建立表單？SurveyCake 後台免費提供訂購登記範本讓你直接套用，範本內容及細節均能自行修改。
家庭訪問
小學生上課一段時間後，老師便會進行家庭訪問，到府訪談前必須調查老師與家長可行的時間。同樣的問題，老師只有一個，班上的家長有這麼多人，要喬好每個家庭的時間又是一大工程。
如果，老師可以先提供所有可行的時間供每個家長選擇，並限定一個時段只能被選擇一次，將能有效減少雙方來回溝通的時間。
在線上表單裡，老師可以用單選題來調查家庭訪談時段，並透過「選項數量上限」來設定每個選項可被選擇的次數，如此就能自動阻擋時段被重複選擇的窘境，讓調查更有效率、不費心力！
線上表單自動化管理班級事務
隨著科技進步，善用線上工具自動化管理繁瑣細節，除了省時省力，在資料蒐集和應用上也更深入完整。
- 出缺席狀況：有效掌握學生出缺席及請假狀況，避免疫情影響授課品質。
- 課後測驗：時刻掌握學生的學習狀況，不讓距離影響學生的學習。
- 蒐集回饋：統一彙整資料，建立「關鍵字清單」快速掌握回覆重點。
- 舉辦活動：輕鬆統計出席人數、自動連結匯款表單，讓報名流程更直覺。
- 大量訂購：支援所有裝置填答，隨時記錄不怕訂購資料遺失。
- 家庭訪問：限制訪談時段可被選擇的次數，時間調查更輕鬆。
透過線上表單輕鬆管理繁雜的班級事務，我們希望能減輕老師工作上的負擔，省下更多時間而成果更好。
作者簡介—SurveyCake
SurveyCake 是一個台灣開發的企業級雲端問卷服務，我們希望連結所有與問卷有關的接觸點。歡迎追蹤我們的 Blog 掌握最豐富的文章訊息，也歡迎附上原文連結分享給更多人知道。
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