NASA經驗談，企業家的成功從提升員工效率做起！

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為什麼我要看這篇文章：企業家成功的秘訣不在於加快工作速度，而是改變做事情的順序。如果員工在一個時間內安排多項工作，腦袋不停切換作業內容，耗掉的只是時間嗎？不！不只是寶貴時間，而是例行項目通通事半功倍，工作效率大打折扣。嘗試看看由簡入難的工作模式吧，盡早提升員工的效率，讓他們更有機會在時間內完成各項排程任務！

你也許有過這樣的經驗，一個半小時內可以完成的工作，中間經歷了 3 通電話的打斷，使得工作拖了 1 小時都還沒做完。明明講電話的時間也不長，可是重新進入工作狀態、重新進入「正做的順手」的那種感覺，卻是需要耗費時間與心神的。

太空人和你有著同樣的煩惱。美國亞利桑那州立大學商學院的教授 Jeff LePine 和他的團隊執行了一項為期三年的研究，發現工作事項之間的切換過程，對於太空人的工作效率有著明確的影響。

圖一、工作總是被電話、會議、雜事打斷？

圖片來源：shutterstock

心存雜念的太空人－工作間的切換成本是拖累效率之兇

工作不容易，在外太空工作更是不容易，太空中的作業時間有限，如果出了差錯還可能出人命。太空人出任務時，必須在幾十件子任務之間轉換心神和注意力，這點倒是跟辦公室裡的上班族們沒有差別。

研究團隊測量受試太空人在切換手邊任務之間的心理狀態、情緒和壓力變化，以及這些變化如何影響他們在後續作業中的效率。Jeff LePine 表示，研究的結論在一般工作者身上也適用。

Jeff LePine 發現，沒有被圓滿完成或處理乾淨的前一項工作，伴隨著懸念，影響了太空人進入下一項工作的順暢度。這種「卡卡的感覺」，會使工作者不容易專心，也較不願意徹底的投入下一項任務，連帶降低了整體的工作效率。

面對待辦事項，要採層層包圍戰術，還是擒賊先擒王？

「卡卡的感覺」本身並不容易解決，因為當一項任務的難度和複雜度越高，要快速俐落的完成並抽身就越難；當工作者越需要分階段完成它，每次做一半的「未完成感」就令人討厭地難以甩開。

工作者雖然無法自己控制任務的難度和數量，不過可以排出任務的優先次序，「由簡入難」地一一處理，會減少很多在難度不一的工作之間不停切換、重新進入工作狀態的時間成本。

要做到減少「切換成本」，首先必須要能清楚意識到這些切換過程的發生，而不是團團轉地瞎忙、任由各種干擾或焦慮任意打斷你。每次的切換過程，你的思緒和情緒處於什麼樣的狀態？你剛才究竟完成了什麼、還有哪些未完成的工作徘徊在你心頭？重新把這些習以為常、已經內化成無意識工作習慣的切換過程，重新拉出來認真觀察審視，反而能夠讓你重拾工作效率。

圖二、不能正確使用 Email，只是浪費時間

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提升效率 的關鍵

Jeff LePine 的研究團隊也建議，把比較不重要、難度較小的工作集中在一起，在一天的早上最先一舉 KO，也可以有效減少切換成本。（寫計畫書寫的正順手時突然想起來有封 E-mail 還沒有回，多礙事！）如果你知道今天下午有個會議將打亂你現有的節奏，那麼可以試著把最難纏的工作在這之前搞定，免得會議之後又跑出新的大魔王加入混戰。

下班後是帶著疲憊、挫折感、甚至沒做完的工作一起回家，還是懷著滿足、成就感、和愉快的心情迎向晚餐的懷抱？試試重新調整工作節奏、安排任務之間的處理順序，會感受到效果的！

原文來自合作媒體 JANDI，感謝授權轉載

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分享國內外有用的辦公室文化，認為亞洲企業值得更好的工作體驗，於是打造新一代的雲端企業通訊軟體。所有工作的核心就是溝通，唯有改變通訊與協作的品質，才能跳脫舊式管理思維。