溝通猶如死胡同？一小時製圖方法，教你用視覺提升溝通效果！

陳美羽｜Meiyu C. 職場生活
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人類是視覺性的動物，我們高度依賴視覺來做為理解事務的依據，因此，若是能在工作中將繁雜、生硬或是難以理解的文字及對話內容以視覺呈現，勢必能夠提升溝通的效率與效果。今天要來告訴大家一些方法，教您如何用「一小時繪製出圖表」，提升您在工作中的效率與溝通效果！

現在的科技發達，電腦程式很容易就能將「資料視覺化」，但是，人類跟電腦最大的不同，就是在於我們擁有「情感與想法」，因此我們真正需要的，不是只有將「資料視覺化」，而是將「想法視覺化」。

在《哈佛教你做出好圖表》一書中，作者提到不應該只是急著將「資料」視覺化，因為這種方法大家都會，他可能只需要5分鐘就能完成，但卻不見得可以確實傳遞我們的「想法」，我們要做的，應該是花多一點心力來「釐清所要傳達的內容與想法」，進而才能找出最有效的視覺化方式，來提升溝通效果。

事實上，要將想法視覺化並不難，只需要花「一個小時」，就能將視覺溝通品質提升至最佳狀態，以下將以「四個步驟」來告訴大家如何達成！

【Step1. 準備：5分鐘】

在準備的階段中，最重要的是要先讓自己專注思考，減少被打擾的機會，並且廣泛思考，不要被手邊的資料侷限，勇敢跳脫框架，將想法隨時記錄下來，用「關鍵字和注釋」來提醒自己，掌握幾個基本的要點：主題如何下標？對象是誰？將展示於什麼場合？要採用哪一種視覺圖示？

【Step2. 對話與傾聽：15分鐘】

對話與傾聽是很重要的，如果你自己還抓不到重點，建議找局外人一起討論，因為他對於你所要傳達的資訊所知甚少，所以必須要抓準重點；如果你覺得自己的想法已經不錯了，建議找相關人士討論，這樣有助於提升質量。

另外，必須問自己幾個問題，最重要的是「我在進行什麼？」，如果你的目的是陳述某件事，可以問自己「我想要說什麼或指出什麼？」；如果你的目的是驗證或探索某件事，就問自己「我想要證明或了解什麼？」，並且在聽別人說話的同時也要聽自己說的話，把一些「可以視覺化的關鍵字詞」記起來，才能進入到製圖階段。

【Step3. 畫草圖：20分鐘】

草圖是想法與視覺化之間的橋樑，當進入到繪製草圖的階段時，要運用前面所記錄的「視覺化關詞」畫出幾種草圖，並且找到最適合呈現詞意的圖示類型。

如果知道的圖示類型（就是呈現方式）還不夠多的話，平常可以多瀏覽一些相關的網站，例如：投入資料視覺化的網站、追蹤一些常常張貼圖表的網友等等，可以幫助自己廣泛收集圖表範例，學習圖表分類和類型。

以下提供書中一部分的「阿貝拉圖表指南」，讓大家參考有哪些不同類型的圖表可以做為範例：

【Step4. 畫原圖：20分鐘】

畫草圖是為了找出想法，而進入到原圖的階段，就是要讓想法完善呈現。在畫原圖之前，必須要留意是否達到以下幾種跡象，如果都達成了就可以開始製圖：

01. 我的草圖相當吻合「我想要說什麼或指出什麼？」的陳述。
02. 我的草圖可以讓一個想法更完善，而非在各種想法上捉摸不定。
03. 我的草圖上可以畫出實際的資料座標和標籤。
04. 發現自己在設計圖表，很慎重地考慮顏色、標題和標籤。
05. 我已經沒有其他想法了

繪製原圖大概有三種方法：
01. 書面：在紙張、白板上
書面原圖適合簡單的資料集，和簡單的視覺化效果。
02. 數位：在軟體或網路上
數位繪圖適合處理較多或複雜的資訊。
現在數位繪圖工具有非常多種，以下透過不同的資料性質作為分類，
提供部分普遍適合使用的軟體工具簡介（點擊圖片可放大）：

03. 配搭：與其他專業人士搭檔配合
你所要表達和呈現的想法，可以找不同專業領域的人士合作，
這可以彌補你欠缺的那些專業知識，例如：
找工程師，他可以替你創建複雜的程式；
找美術設計師，他可以使用設計工具幫你繪製複雜或不尋常的圖形；
找數據分析師，他可以替你發現、釐清、清除和處理商業智慧的資料，
這些都會對你需要呈現出最終的原圖更有幫助。

切記要釐清想法、廣泛思考、與人討論、抓關鍵詞、多看範例、善用工具，並懂得與其他專業人士搭配，不要只是將「資料視覺化」，要加入人類特有的「想法」，讓圖表達到有效的溝通，才是一個有質量的圖表！

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主圖來源：everypixel

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陳美羽｜Meiyu C.
陳美羽｜Meiyu C.
在閱讀與撰寫中得到滋潤，一步一層向上成長，期待透過數位趨勢看見更高更廣的世界！