▌本文由作者Evonne Tsai 授權《行銷人》編輯、刊登。
最近剛成為社會新鮮人的弟弟，常跟我抱怨不知道老闆要什麼，總是無法符合老闆的期待，加上我之前帶人的經驗，我想總結成以下給社會新鮮人的三個建議以及具體作法。
一、老闆交辦事項要拿筆記下來，且要用5W1H檢視
拿筆記下來的好處太多了，一部分是可以讓老闆放心，覺得「我說的話有受重視」，另外，你應該不只記老闆說的話，還要思考目的與做法是什麼。
最簡單的方法，可以用5W1H預先列好空格，一邊聽老闆的任務交辦，一邊逐一確認並填上；
- Why：釐清老闆為什麼要做這件事，目的是什麼，你的思考與行動才能跟老闆同步。弔詭的是，有時連老闆自己可能都沒想清楚，問清楚之後可能有些事根本不用做，或是有更好的解法。
- What：老闆確切要的是什麼，產出會長成什麼樣子？例如老闆要蒐集公司名單，那要做到什麼程度？需要有電話地址嗎？要知道這間公司的業務範圍嗎？
- When：老闆什麼時候要？我什麼時候先給初版？關於時間，其實這是新人最常出問題的地方，請看以下第二點討論。
- Who：這個任務要和誰合作？可以尋求誰的支援？我的產出是哪個部門會使用？可能影響到哪個部門？這是進階問題，在公司工作常要與其他部門協作，尤其部門主管的角色，會更在乎和其他部門的關係。瞭解這份產出跟其他部門的關係，哪些資源你是可以運用的，那些雷你不能踩，會讓老闆安心不少。
- Where：有時任務有地域性之分，例如辦活動時，要跟老闆確認希望在哪裡執行，交通與場地狀況如何。
- How：不是問老闆怎麼做，而是先大致想過自己要怎麼做，並和老闆討論，例如：「我打算先在網路上搜尋，或是找找看有沒有產業公會的網頁，老闆你有什麼建議嗎？」
不要怕問問題。初期你可能不知道該問什麼問題，但我保證若你問的問題是以上5W1H，老闆不會覺得你很煩，他會覺得你很有sense！
二、不要高估自己，壓出太積極的時間，甚至要反過來抓緩衝時間
社會新鮮人常常心中充滿熱血，想好好表現，所以會壓出太過積極的時間，但你認為老闆喜歡以下哪一種人呢?
- 壓的時間很積極，但時間到了東西出不來或品質不好
- 一開始拉長時間，但死線還沒到就先給老闆成果
不要怕抓緩衝時間會讓老闆覺得你能力不好、效率不佳，若是你提的時間老闆不能接受，他一定會告訴你，你們可以討論為什麼他的估計和你的估計有不同。當你提的時間老闆可以接受，而你又提早把成品給他，對老闆來說是不是反而是驚喜？而且你還留了讓老闆修改調整的空間，出來的成品是不是會更符合他的期待？
但要怎麼抓緩衝時間才能抓得巧呢？我個人有幾個準則：
- 原則上不會答應當天給，很少有事情這麼急的，答應當天給沒有任何緩衝，隔天給，至少晚上能加班完成（哭），且會把對方寵壞把事情拖成急事再找你
- 一般狀況會抓多20%的緩衝時間，任務的範圍越大，抓越長的緩衝時間
- 對自己越不熟的東西，抓越長的緩衝時間
- 自己手上的任務越多，抓越長的緩衝時間，因為不確定性增加了，你不知道其他任務會不會用掉超乎你預期的時間
- 抓時間會盡量跨過週末。因為最慘的狀況，我還能假日加班補救（再哭）
- 會在時間到之前，提早拿一個版本跟老闆討論，老闆會覺得你游刃有餘，且你做出來的東西更符合他的期待
三、讓老闆知道你手上的工作清單與優先順序
你的手上可能有許多交辦事項，有時是自己的規劃，有些是其他部門的合作事項，有時是老闆交辦的，但他根本忘了自己曾交代這麼多，所以在接下任務的同時，也要跟老闆確認先後次序，要讓老闆知道這個新任務，會怎麼樣影響到其他你已經答應的任務，你的優先次序也許根本和老闆不同。當你卯足全力完成A任務，他卻問你你毫無進度的B任務時，你會後悔莫及。
你應該要維護一個「任務清單」，依照重要性排列，並列出你估計需要的完成時間，這樣老闆的任務一來，你可以直接攤給他看，並直接挪移並確認「如果要加這個，這個任務會晚五天，可以嗎？」（當然老闆會不會接受是另一件事，但要訓練他學會尊重你的時間，一切都是有機會成本的）
若是要總結成一句話，我要說：老闆最怕的事情，不是「煩」，而是「驚嚇」，因為驚嚇會讓原本正常的事情，都變成急事，而且拿來擦屁股要花的時間與力氣，常常遠大於一開始做事情的力氣。一個稱職的下屬應該要管理老闆的期待，不要時間到了，他卻發現你東西出不來（沒有釐清when與優先順序、沒有抓緩衝時間），或是那個東西不是他要的(沒有釐清Why與What，沒有提早確認)，或是你莫名搞砸了和某部門的關係(沒有釐清Who)，這對我來說，是向上管理的最重要核心。
首圖來源：Photo by CoWomen on Unsplash
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