曾有人說，世界上所有事都不公平，唯一公平的事情，就是我們每個人每天都只擁有24小時。
最近因為新冠肺炎的關係，各大公司開始進行人員分流、遠距工作等措施，希望能讓員工在家工作，減少到公司群聚感染的機會。
不過除了企業主、老闆們擔心無法監督員工情況外，許多員工也擔心自己在家工作會「太放鬆」，落入在家一天什麼進度都沒完成，進公司忙翻天的窘境。
除了先前討論度很高的蕃茄鐘工作法之外，在這裡也分享四個時間管理的技巧，無論是在家工作，還是在辦公室工作，都能使用這些技巧來增加工作生產力，不讓專案再無限Delay。
一、將工作清單縮短
你是不是也習慣將待辦的工作事項，一次羅列個十項、二十項。當開始工作時，看著這份沒有盡頭的清單，煩躁感油然而生，工作動力都沒了。
經常因為這樣辦事不周的你，可以考慮減少一次列在待辦事項清單中的選項。
若整週有20項待辦工作，不要將20個工作項目全部列在同一個清單中。
可用不同專案，或不同工作類型，分類成多個清單。並在同一個清單中，選出三個最不能夠等的工作項目，並盡量讓清單不要有超過三個事項。如此一來，除了可以透過分配工作類型的過程，釐清待辦事項的先後順序與辦事邏輯外，也能增加自己的工作動力。
二、計算時間都花在什麼事情上
要重新排定自己的工作時間管理，最重要的就是先了解平常都把時間花在什麼事情上了。
第一步可以先花點心力計算，自己在每日的固定工作項目中，各花了多少時間、總共需要多少時間。
例如職業是社群小編的人，每日的固定工作有：整理前一日貼文的數據 (1小時)、寫五篇社群文案(2小時)、回覆粉專訊息(1小時)。
這樣在沒有突發狀況下，每日這位社群小編就需要花最少4個小時處理固定工作。等於每天只剩下4個小時可以處理其他不固定工作如：開會、提案、小組討論、回報主管、處理主管交辦事務等。
這樣一想，一天只剩四個小時處理鎖事，那動不動就開2小時的會議，是不是超浪費時間呢？
因此第二步，就是好好檢視行事曆，計算自己每日或每週花在會議上面的時間。可以將線上行事曆的下載下來，再分門別類。使用Outlook行事曆的人也可以將每日行程下載成Excel，再好好分類整理，並計算所需的時間。藉此檢視有些會議是否花掉太多時間，針對那些會議優化，或訂立開會的SOP。
第三步，檢視一下你每天花在手機上面的時間吧！現在許多手機都有內建功能可以查看使用者每天花在各個App的時間。別逃避！認真看一下，你會發現絕對不只你所想的幾分鐘。
三、像安排會議一樣的安排休息時間
別懷疑，休息時間也是需要安排的！
許多人的工作模式是，一直做，做到累了，或尿急了再起來走動或休息。但這是工作情況、身體狀態都很好的時候才有辦法做到的。
若是習慣這樣「做累了才休息」的模式，當某天狀況不是特別好的時候，大概10-15分鐘就會跑起來，變成「有點累就休息」，這樣的情況會讓自己一整天都無法進入工作狀態。
因此，妥善安排休息時間也是很重要的。
觀察自己平均的專注時間可以維持多久，有些人是40分鐘，有些人是20分鐘。或像蕃茄鐘工作法建議的，每25分鐘一個循環，休息5分鐘或花5分鐘看手機、回mail，處理瑣事，再重新進入到需要高專注度的工作。
這樣做的好處除了讓自己的眼睛、身體獲得適當休息，不至於累壞或肩頸酸痛之外，也因為有固定休息時間的存在，會讓自己在休息時間快到之前效率倍增。因為有點期待的心理狀態，會督促自己更快速、專注的完成手邊事項。
四、工作時，杜絕所有干擾
即便大部分工作者都自認為是高專注度、且可以同時處理多項任務的人，但當你專心工作時，旁邊的手機螢幕因為通知亮了一下、或震動了一下，你忍得住不看一眼，或打開查看嗎？
別小看工作時的小小干擾，這些都是會打亂工作節奏的元兇。
因此，如果可以的話，把手機、平板等智慧裝置調成勿擾模式吧！等休息時間到的時候再查看手機，一次回覆訊息。
大家可以藉著這次遠距工作或分流工作的機會，重新審視自己的工作時間管理。
不要只是逼自己「在同樣的時間中塞更多工作項目」，應該是要先「在同樣的時間中，提高原本工作項目的效率與生產力」，久而久之，同樣一天8小時，你會發現你能做得比以前多更多！
首圖來源：Unsplash
更多行銷人報導
「我們不要忠誠，只要超級英雄。」Netflix的鐵血管理，締造每年十億美元營收。
我是怎麼進入Spotify工作的？外商產品經理面試全記錄
作者資訊
-
兒時萌生未來要用文字維生的浪漫夢想，長大後卻不小心進了用文字殺人的新聞系。
跳入職場大海中漂流幾年，被大浪一次次暴擊後，因行銷工作重拾文字寫作的夢想碎片，目前正在努力將這些碎片拼湊成圖。
此作者最新相關文章
- 2020-11-04數位轉型台灣素食之光引領產業70年：松珍素食望靠數位行銷轉型，讓更多人知道吃素的好
- 2020-10-21職場生活想重返校園學習？各產業的菁英搖籃：臺科大EMBA碩士在職專班即將招生
- 2020-10-07行銷推薦Gmail、Google雲端將改版：全新工作平台Google Workspace新功能介紹
- 2020-09-29行銷案例廣告不成還冒犯到消費者？實際案例告訴你，這 3 種廣告超危險
