告別沒效率的開會方式,亞馬遜會議的祕密及做法大公開

|本文摘自《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》一書,由三民出版授權刊登,佐藤將之著;卓惠娟譯。|


會議始於一片靜默

開會資料只有兩種。一頁式簡報或六頁式報告

嚴禁使用PPT簡報,要寫成敘事型文章

出席人數上限──「兩個披薩」餵得飽

你是否聽過以上有關亞馬遜開會的傳聞?想必有人覺得和自家公司開會的方式似乎有點不同,或許也有不少人感到匪夷所思,納悶為什麼亞馬遜要以這種獨特的方式來開會。

事實上,亞馬遜的開會規則充滿睿智,那是以創辦人傑佛瑞‧貝佐斯(Jeff Bezos)為核心的經營陣容,從不斷嘗試錯誤中衍生的。我認為其中必定有許多能在工作上助你一臂之力的創意或思考方式。

本書將解說亞馬遜會議的祕密及做法,解答你的疑問。

亞馬遜模式製作報告的規則

資料是開會不可或缺的,而且理想的會議是從理想的會議資料誕生。

不用我多解釋,理想的會議資料並不是只提供正確內容的資料。

所謂理想的會議資料,必須滿足下列條件。

  • 會議的主旨、目的要明確。
  • 花費較少努力、較短時間閱讀。
  • 任何人都能隨時正確理解資訊。

為了讓會議以最短的時間,做出最精準的決策,會議使用的資料必須滿足上述條件。而亞馬遜使用的會議資料提供了製作上的提示。

 

會議
圖:Pexels

以敘事法撰寫報告

亞馬遜會議禁止製作條列式報告

最常見的會議報告,就是PPT簡報裡已條列式註明要點的形式。邊使用投影機放映資料邊進行說明,對於簡報者而言,製作上不會太費力,聽者也能聽取準備好的內容,因此非常多企業及團體採用這個方式。

然而在亞馬遜則幾乎看不到PPT簡報或條列式的會議報告。這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。通常是以Word製作,印好之後在開會時發放。一個走在數位科技前端的企業,竟然多半使用文章形式的報告,或許會令人感到意外。

而且這份報告,通常在開會前或會議時才發放,所以無法要求與會人員事先讀過報告。因此報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。

良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解

為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或PPR簡報當作會議報告呢?原因是一旦以重點條列的方式來寫,閱讀時容易因人而異,產生不同詮釋。

另外,發表者也常會穿插說明種種想法及研究,日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回響上周開會的內容。

這個缺陷在重點條的PPT簡報更加明顯。

例如PPT簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」,簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標,而所有與會人員也都聽到了,但日後重新檢視這份報告,或是其他沒有與會的人看到這份報告,又會是什麼情況呢?通常會發生,「我記得說了這樣的內容吧?」「要表達的應該是這個意思吧?」等任意解釋的情況,難以絲毫不差地接受報告原本的訊息。

這些誤解,即使一開始只是小小的偏差,卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距,最後造成難以修正的巨大偏離,無法達成預定成果。

在小規模的組織中,每天見得到彼此,能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法,應該比較不會發生這樣的問題,但是隨著組織規模變大,彼此的狀況不再那麼顯而易見,無法頻繁地一一確認。

我想亞馬遜在公司規模還小時,應該也不是那麼在意溝通的形式。當時常使用PPT製作會議報告,也採用重點條列式的方式。然而隨著成長為國際化企業之際,員工大幅增加,組織內部的溝通不再那麼容易,其中的弊病也無法視若無睹。因此,亞馬遜在二〇〇六年左右開始規定會議報告禁止使用條列式,必須’使用敘事法書寫。換句話說,就是訂下以文章形式來表現得規則。

貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件,因此條列

式所衍生的問題,他應該比其他人更感到困擾吧?

PPT簡報降低開會效率

除了內容會偏離以外,PPT簡報的條列式報告還有一個問題。

要寫好幾頁的文章,是相當勞心勞力的工作,如果是條列式的PPT簡報,比較容易立刻完成。不需要在意頁數,把想到的內容列舉在投影片上,開會當天再一邊播放投影片,一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說,有可能是急就章而完成報告。

但是,要好好寫出一篇文章,在閱讀時能夠前後邏輯一貫,避免自相矛盾,必須從一開始就掌握住一致性。因此,必須反覆推敲斟酌,使用正確資訊並重複校對。

擷取精隨內容整理成文章,要重寫數次。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲得過程,因而制定這個規則。

報告最重要的是內涵,而不是外觀

此外,為了使PPT簡報看起來美觀,很多人會花心思加入動畫效果。就算只是條列文字,也可以藉由逐行出現的動畫,吸引觀看者的興趣。

但原本就很厭惡做白工的貝佐斯,或許覺得加這些動畫只是浪費心力。

禁止使用PPT製作會議報告的規則,可能也是基於貝佐斯認為不需要華而不實的報告的想法吧。

沒有寫文章的能力就進不了亞馬遜

因為亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告,所以理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。但是,亞馬遜並未特地實施商業文書寫作研修等訓練,因為在錄用前就已經先篩選了。

剛開始禁止條列式報告時,多數員工原本就不太擅長寫文章,據說連貝佐斯也常抱頭苦思。因此,後來在錄用新進員工時,文章寫作能力就成了篩選的候件之一。應徵者必須寫文章,若是寫作能力太差就會被淘汰。

被錄用的人,從日常的實際工作中,參考其他人寫的文章,透過重複書寫練習,來熟練身為亞馬遜人必要的文章寫作能力。

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|本文摘自《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》一書,由三民出版授權刊登,未經出版社授權請勿轉載。|責任編輯:翁英傑

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