文／ JANDI｜首圖／Photo by energepic.com from Pexels
上一篇文章中，我們揭露臺灣企業長工時的現況，指出超時工作帶來的不是更多生產力，而是更多的成本浪費。今天縮小到企業內部，看看三個常見的辦公室錯誤，以及提出的可能解決方案。如果你是真心想要解決辦公室效率的主管，或是已經厭煩每日的雜事，這篇將為你一一解答。
工時和生產力呈正比嗎？
很多人已經知道答案：「否。」
「工時和生產力呈正比」這樣的認知，源於工業時代以來，人試圖用像對待生產線上機器一樣的科學管理思維、對工人加以管理並控制產能。「如果複製了兩次一樣的操作流程，那麼得出的結果也應當完全相同才對。」
科學管理大師泰勒（Frederick Taylor）主張員工可以像機器一樣接受調整。這個管理觀念直接影響了後續流水線大量生產的方式，也成為逾百年來主管管理部屬的重要基礎。－引自《打造俄羅斯娃娃「心」團隊》
但仔細想想，人在早上九點～十點、和在一點到兩點之間，同樣是一個小時的工時，產出的成果（如果暫且說可以被量化）真的可以是相同的嗎？一封 E-mail，精神好的時候五分鐘就能完成回覆，精神不好、或是心情不好的時候，可能反反覆覆二十分鐘都還送不出去。
這不是工作能力或自制能力不足的象徵，也不是工作者應當引以為恥的事情，因為人本來就不是機器，專注力、或是更感性的「奇摩子」問題，都是身為一個人日常的一部分。（當然啦，如果老闆以後要以此為由拿機器人炒了你，另當別論。）
事情做不完，怎麼下班？
但對許多一般工作者來說，「工時和生產力又不成正比」，也不足以做為爭取休息的理由。他們的困擾只有一句話：「事情做不完，怎麼下班？」，即使休息了充電了，爬起來之後工作量還是堆積如喜瑪拉雅山。
這種問題只能被管理階層的決策者改進，而不可能由個體的基層工作者自行解決。因為：一、這件事情有沒有更快完成的方法？二、這件事情會不會對於公司發展而言，其實根本沒有做的必要？這兩件事情通常不是基層工作者能夠置喙的。
一、這件事情有沒有更快完成的方法？這家公司就是採紙本作業，你想用電子簽呈老闆還不太想收，即使知道有什麼好工具、新科技，老闆不愛用，你也快不了你的工作。
二、這件事情會不會對於公司發展而言，其實根本沒有做的必要？你現在做的工作內容，會不會只是公司的習慣、而不是公司的需求？例如新進公司的菜鳥一天要做四份會議記錄、再發送給四群不同的與會同事，但，這些會議會不會根本只是「裝忙」的鳥籠會議，根本沒有舉行的必要？
給辦公室裡的決策者的三個建議
1. 工作疲勞必然減損工作品質
對醫護人員、國道駕駛等職業而言，超時工作帶來的疲勞問題，對於病人或乘客的安危有非常直接的影響－這已不只是服務品質，而是生命安全的問題。
但對於工程師或業務而言，疲倦的大腦難道不會帶來之後更多 debug 耗費的時間成本？難道不會腦袋一個短路，說出了讓客戶不悅的話？
德國科學家恩斯特．阿貝（Ernst Abbe）的研究發現，每日工作時數從 9 小時縮減至 8 小時，將能提高生產力。後續相關研究全都得出相同結論：生產力與工作時數並非線性正相關。我們每週可以有生產力地工作 40 小時，但超過 40 小時的話，人就會因疲勞而容易犯錯。
美國化學安全委員會（Chemical Safety Board）：「人們在疲累時常常思考僵化，難以應付變化或異常情況，而且需要比較長的時間來做出正確推論。」在極度疲憊時，我們只想快點熬過今天，因為那時根本沒有力氣去解決任何問題。－引自《微行動引爆團隊力》
即使撐住沒有犯錯，要長期疲憊的員工產出創新成果、突破業績目標、打造公司輝煌的未來，不容易。沒有吃飽的士兵，沒可能百戰百勝，只會越戰越瘦。
2. 減少干擾，打造「專心」時段
開會，或是一般一對一的討論，對工作的推展都很重要，但不能讓它們無上限地侵擾技術工作者專心投入手邊工作的時間。（業務工作者或許較不易，必須隨時回覆客戶來電。）如果一天有五分之二的時間必須拿來開會和回覆郵件，等於是週三才能開工、著手本業創造產能啊！
開會其實無法、也不應該避免，而是應該被集中處理－例如規定只有早上九點到十二點可以召集會議。曾有一家不具名的公司採納哈佛商學院教授萊絲莉．普羅（Leslie Perlow）的建議，提供工程師一週三天早上的「勿擾時間」，結果工程師對此反應良好，甚至反思起要如何減少自己對其他同事的干擾。
即使是「無遠弗屆」的通訊軟體，也有公司開始設立「下班之後可不回覆訊息」、甚至「下班後不可收信」的規定，德國汽車公司戴姆勒（Daimler）甚至准許員工可以把所有在假日時收到的工作信件刪除；工會勢力龐大的法國，在今年的新勞工法建議企業讓員工享有「離線權」（the right to disconnect）。
3. 把公和私切更開
除了在辦公室嘗試各種提昇效率的工具、或制度，回到最初的「工時」問題，上班和下班時間的切割，其實透過簡單的「分流」也都可以為員工創造更好的下班品質。當員工下了班，不打擾，是老闆的溫柔。
某些被認為「更需要奉獻熱情而不只是為了賺錢」的職業（例如非營利組織工作者），或是需要耗費更多情緒勞動、長袖善舞的職位（例如業務公關），要做到公私切割比起其他人不易。
不過即便如此，光是創造獨立於個人的工作信箱、或是限定工作通訊可使用的軟體（或可回覆的時段），都有助於讓員工的下班時間「更像下班」，在休息時間獲得能量，然後在上班時間「更像上班」、更集中注意力、更發揮企圖心。
超時工作 ，浪費錢又沒效果
當空服員走上街頭舉起抗議旗幟，不少人說：「不爽做不要做呀」－這也許是個可以暫時解除個人問題的方法，但不是能夠改善環境結構的方法。我們可以替每個勞工爭取他應有的，替每個老闆思考他可以做的，共同掙脫對工時的迷信。勞工做為老闆的重要資產，上班環境的品質、下班時間的健康，都值得被好好打造。
｜原文轉載自合作媒體 JANDI，感謝授權轉載
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