不懂管理部屬，你就做到累死！猴子管理法，找回高效工作力

江 姿儀 職場生活
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許多主管都遭遇類似的狀況，「經理，我遇到一個問題，想向您請示一下。」這時候，你停下腳步耐心聽他敘述來龍去脈，半個小時過去了，你低頭思索了一番，然後說：「讓我想一下，我再告訴你要怎麼做。」

當心，「猴子」探出一隻腳準備跳上你的背了！

責任是一隻猴子。原本自己的事都還沒做，還要幫助下屬解決他的問題。如此下去，你接收的越來越多，根本沒時間照顧自己的猴子，還會一直被這些雜亂的、堆積如山的問題所困擾，管理者該如何解決時間被占用的難題呢？

什麼是猴子管理法？

面對屬下的求救難題，威廉．翁肯（William Oncken Jr.）提出一套猴子管理法，目的在於幫助管理者扭轉顧此失彼的窘境，在《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）刊登的〈管理時間：誰背著猴子？〉（Who’s Got the Monkey ?），他指出管理者應該學習指派任務、交辦工作，與部屬協同照顧、餵養「猴子」。

「猴子」是指主管與部屬在共同處理問題的「下一個步驟」，並以此來探討過度占用時間如何形成，以及主管可以如何處理。

大部分主管幾乎從未察覺，自己大部分時間都花在處理部屬的問題上，以至於不自覺承接了部屬背上的「猴子」，原本該部屬完成的工作擔子，因為缺乏交辦的技術，「猴子」反而落到主管的肩上，管理者則陷入時間永遠不夠用的處境。

如何避免自己沒時間、部屬沒事做呢？

在《別讓猴子跳回你背上》書中，威廉．翁肯三世（William Oncken, III）將管理者的時間大致分成三大區塊。

a.自由可支配的時間：管理者可以善用這些時間，來完成本來計畫要做的事。倘若沒有將任務交辦出去，將有愈來愈多「猴子」跳到自己的背上，任務永遠做不完。

b.被老闆占用的時間：這個時間用於完成老闆交代的事項，為了完成這些工作，自行可支配的時間則會越來越少，甚至得犧牲與家人相處的時間。

c.被部屬占用的時間：「經理，新的計劃案要怎麼進行？」、「經理，我們進度落後了該怎麼辦？」當主管試圖協助部屬的問題，如此一來他們的「猴子」都會跳到你的背上。

所以，主管要能夠讓下屬去撫養自己的「猴子」，而非占用自己的時間去解決下屬的問題，才可以增加自由可支配時間。

另外，在跟老闆、主管和同事打交道的時候，個人發揮的主動性分為五個層次：

1.等待別人吩咐（最低層次的主動性）；

2.詢問該做什麼；

3.提出建議，然後就採取相應的行動；

4.採取行動，但立即提出建議；

5.自已主動行事，然後定期匯報（最高層次的主動性）

主管需要訓練猴子不要移錯腳，但更容易的解決辦法是，一開始就防範猴子跨站在兩人的背上。所以，在協助部屬解決疑難的時候，主管務必把主動權還給部屬，讓對方提出方案與建議並採取相對應的行動，以確保對方的猴子沒有跳開來。

（為了不讓自己變成被「猴子」壓垮的經理人，你一定要懂得交辦任務，否則「猴子」就會跳到你身上。圖／unsplash）

如何照料猴子？五大授權規則

想擺脫上述的惡性循環，要先認知這件事：主管幫忙部屬解決問題，他們的問題絕對不能變成是你的問題。因此，為了不讓孩子爬上你的背，主管必須利用這五點來嚴加規範「猴子的照料與餵養」。

規則 1：若不餵猴子，就把牠殺了，否則牠們會餓死，主管還得浪費大量寶貴時間來驗屍或急救。

規則 2：根據主管有多少時間可以花在餵養猴子上，來決定猴子的數量上限。部屬會盡量找時間餵養猴子，但不會再找額外時間來餵養。飼養一隻正常狀況的猴子，時間不應超過 5 到 15 分鐘。

規則 3：只能在約定的時間餵養猴子。主管不應該四處尋找飢餓的猴子，抓到一隻餵一隻。

規則 4：餵養猴子時，應該面對面處理或透過電話，不要透過郵件進行（記住，如果是透過郵件餵養，就會變成由主管採取下一步行動）。餵養程序當中也許可以納入文件紀錄，但文件不能取代餵養行動。

規則 5：應確定每隻猴子下次餵養的時間和主動性等級。可以隨時由雙方共同決定修改餵養時間，但要明確說明。否則，猴子說不定會餓死，或者最後會跳到主管的背上。

下次，部屬提出問題的時候，當主管的你不妨告訴他：「別怕出錯，自己先去想幾個方案，實在不行，也可以找搭檔一起做，明天這個時間再把方案拿來，我們一起討論，我相信你可以的。」

出處來源：HBR
首圖來源：unsplash
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江 姿儀
江 姿儀
以媒體寫作為終生志業的人，渴望成為雙刀流寫手，左手寫創意文案，右手寫商業文章，仍持續累積媒體寫作經驗，期盼以動人有感的文字為企業品牌創作數位內容。