｜本文摘自《外商顧問超強資料製作術：BCG的12種圖形架構，學會就能說服任何人！》一書，由時報出版授權刊登，森秀明 著；連宜萍 譯。｜首圖／freepik
提案簡報第一步：先做好空白檔案
當你決定要製作提案書、報告書或企畫書時，就先做好資料的雛形。舉例來說，你打算利用文書處理軟體，製作提案書，向客戶說明，這時，先想像這份資料完成時的外觀，也就是用電腦文書處理軟體編輯好的資料。
接下來就打開電腦，開啟文書處理軟體的資料樣本檔案。
這時還不需要推敲提案書的內容，這階段可能都還不知道內容的細節。但是決定要製作資料時，通常封面的內容已經確定，因此封面可以先做好。在封面寫上客戶公司名稱、資料標題（例如：關於○○的提案書）、提案書提交的年月日。而公司、部門名稱和著作權，應該早已固定在資料樣本檔案裡。提案書的標題之後還可以修改，先寫暫定的標題名稱即可。
接下來，即使提案書的內容未定，也得有目錄。目錄在封面之後，占一頁的版面，接著加入十三頁的空白頁，就完成了資料的雛形。
做好暫定的封面、空白的目錄，再加上十三頁的空白頁，這樣就是一個檔案。檔案名稱可以設定為「客戶名稱 _資料名稱 _日期 .docx」。將檔案儲存在電腦桌面最明顯的位置，可以時時提醒自己這份資料在幾月幾日之前必須完成。
先做好資料的雛形，可以讓人放心一些，有了這個檔案，就等於跨出完成資料的第一步，不需要等到要提交資料的前夕才急急忙忙地從零開始。在決定要製作資料的時候，就先做好資料的雛形，就有這一點好處。
提案簡報第二步：一份資料十五頁
依我的經驗來說，一份提案書或企畫案大約十五頁，十五頁的資料就足以說明主張。
chart 55是一份資料的結構，首先有封面和目錄，一直到最後一頁的總結，一共十五頁。
例如要製作新事業計畫的提案書或企畫書，首先必須有封面、目錄，接著分析現狀和事業背景。新事業構想是這份資料的核心，用五～六頁來說明這項新事業的內容。接著說明事業拓展的藍圖、時程表，以及分析獲利模式和收益預估，最後是新事業的推行體制，並為這份資料做總結。
chart 55包含一份商業資料該有的內容和結構，當你不知道要如何編排一份資料時可以作為參考。
提案簡報第三步：草稿要重寫幾次都不難
大約十五頁的資料結構確立之後，接著做每一頁的筆記。記下每一頁的相關內容，可以是那個頁面想傳達的訊息，也可以是手中掌握的數據或案例。如果還沒有證據，就記下接著要如何蒐集數據或案例的行動規畫。反正只是筆記而已，寫什麼都可以，一定要記下一些內容。
下一個步驟是寫草稿。寫草稿時沒有必要從第一頁開始寫起，從容易下筆的那一頁開始，或是從證據充足的那一頁開始，是寫草稿的訣竅。開始下筆時就要回想資料的形式，也就是十二種視覺類型。
一個人的話，有紙有筆就可以開始寫草稿，如果是一個專案團隊，利用白板，和組員們一邊討論，一邊撰寫草稿，效果更好。這階段如果能和客戶（資料委託人）討論就更好了。資料的草稿必須透過一次又一次的討論才得以完成。
chart 56就是我和客戶一邊討論，一邊寫下的草稿。每次討論的主題不盡相同，但我們都會一邊討論，一邊在白板寫下草稿。重要的是，在寫草稿時，腦中必須想著視覺手法的十二種類型。在草稿階段就先確定資料的形式，正式編輯資料時可事半功倍。
以階層構造分析一件事情時，結合論法可以幫助我們思考，這時就可以利用視覺類型5。如果是順著時間序列說明步驟，連鎖論法搭配視覺類型6就是好的選擇；或是利用視覺類型12的「田」字型矩陣，將內容做出區隔。
和客戶或專案團隊利用白板討論，感覺好像很困難，其實不然，只要牢記資料的基本樣式，知道該如何畫出資料的圖形架構即可。所謂的資料基本樣式，也就是十二視覺類型，記住這十二種圖形架構，透過討論，就能完成資料的草稿。
草稿並不是正式資料，難免會有錯，難免會有還沒有理清楚的地方，完全不需要在意。透過深度的討論，一點一點地修改，甚至從重新來過，都沒有關係。因此，千萬不要認為在草稿階段就能萬事順利。心裡想著也許會有錯，也許需要重寫，反而可以提高草稿的品質。
小結
決定要製作資料時，就先打開電腦，做好資料的雛形，依序做好十五頁左右的資料結構。接著以筆記做每一頁的規畫，如果可能的話，與客戶進行討論並寫下草稿。只要照著這個順序做，就不會迷失，資料也能夠一步一步地完成。
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