行政人員必備的問卷工具— SurveyCake，讓瑣碎繁雜的例行公事也能系統化！

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｜文／SurveyCake｜原文出處／SurveyCake 官方部落格-行政人員必備的問卷工具 — SurveyCake，自動調查請假出席、點餐明細與日常庶務！｜首圖／freepik

SurveyCake 協助你輕鬆完成任務，再繁雜的工作內容也能處理得有條不紊！

平常要做的日常瑣事這麼多，SurveyCake 能協助行政完成哪些任務呢？

行政人員需處理許多日常事務，例訂購全公司的午餐、發放公司物品給新人、籌辦員工旅遊、寄信與收件…等，面對瑣碎雜物時常感到分身乏術。

想要把每天的繁瑣工作事項做到條理分明？記得使用 SurveyCake 這個好用的小幫手！SurveyCake 可以協助你在忙碌的工作中也能有條不紊地處理繁雜瑣事，不管是管理請假同仁、訂購公司午餐或採買文具用品都能輕鬆完成！

SurveyCake 如何成為你的工作好幫手？

每天從早到晚需要完成許多任務，總覺得忙不過來？這裡我們為你整理出 SurveyCake 可協助行政人員完成的五大工作任務，透過 SurveyCake 讓你事半功倍，不再因為瑣碎的日常事務感到煩心囉！

surveycake不只能建構活動表單，更能一次搞定日常事務的種種事宜。/ 圖：SueveyCake

人員請假紀錄

紀錄同仁的請假狀況總覺得麻煩且沒有效率？你可以利用 SurveyCake 簡化你的工作流程，透過線上問卷自動紀錄同仁的請假申請，並輕鬆將假單歸檔，不再需要放置「紙本假單」的空間。若想要了解每日同仁的請假狀況，也能在問卷後台輕鬆掌握！

調查請假日期：日期題

利用「日期題」，同仁即可填寫特定的請假時間。送出請假單後，系統會自動彙整請假記錄至問卷後台中。

圖：SueveyCake

在 SurveyCake 問卷後台「明細匯出」中就能清楚看出每位同仁詳細的請假時間，方便紀錄請假申請，也能簡化請假申請流程！

圖：SueveyCake

再次確認填答內容：送出前預覽

擔心同仁填答有誤而回收到錯誤的請假申請內容？你可以開啟問卷「送出前預覽」功能，讓同仁在送出申請前再次確認填答內容，降低後續需要修改的可能性，也能確保回收到正確的資料。

圖：SueveyCake

寄發請假通知：Email 自動通知

填寫完請假申請問卷後，系統可自動寄送回覆給「問卷擁有者」以及「填答者」，讓雙方都能留下申請證明。若想讓「其他團隊夥伴」也能得知請假訊息，只要輸入指定 Email，系統就能自動寄送回覆通知給特定夥伴囉！

午餐訂購

每日訂購全公司同仁的午餐，不僅需要一個個手動填入員工姓名與餐點，還要統計各餐點被選擇的數量。透過 SurveyCake 你可以將員工名單快速置入點餐問卷中，輕鬆統計各餐點的訂購量。

置入大量員工名單：批次選項

使用 SurveyCake 「批次選項」，把員工名單複製並貼在「批次貼上選項」中，只要按下「確定」，就能一秒置入每位員工的名字到選項中，不僅同仁們不需要再重輸入自己的名字，也能避免同仁輸入錯誤唷！

一眼看出訂購數量：統計圖表

想要得知每項餐點需要訂購的數量，利用問卷後台中的「統計圖表」，透過直覺式的圖表呈現，就不需要一個個統計每項餐點的訂購數囉！

圖：SueveyCake

若擔心同仁重複填答，你可以設定「選項數量上限」功能，系統將會自動偵測重複填答的內容，並在問卷介面上呈現額滿字樣不開放選填，避免重複計算餐點。

圖：SueveyCake

員工旅遊地點票選

一年一度的員工旅遊，是公司同仁們最期待的年度盛事，想要辦給員工最難忘的假期，你可以讓員工票選最想前往的旅遊勝地。使用 SurveyCake 就能做到簡單的內部調查，輕鬆找出員工們最想去的旅遊地點！

票選員工旅遊的地點：項目排序

使用「項目排序」功能，員工就能依照心中喜好排序最想前往的旅遊地點，並在問卷後台中快速看出獲得最高票的選項。

圖：SueveyCake

在統計圖表中選擇「加權」，各選項將會根據排名獲得不同的權重。舉例來說，排序一權重為三，排序二權重為二，排序三權重為一，依此類推。最後系統會直接計算出每一個選項的總分，並用直覺式圖表立即呈現全體員工最想前往的地區！

圖：SueveyCake

讓員工查看即時票選現況：公開問卷結果

想讓員工得知激烈的即時戰況，只要開啟「公開問卷結果」就能在送出表單後，馬上讓員工查看即時投票結果。想要拉票的同仁，就要趁現在啦！

圖：SueveyCake

文具用品申請

每月都需要採買公司員工需要的用品，卻要事先蒐集同仁的申請單據再一一統計？透過 SurveyCake ，你可以一次調查完所有需要採買的項目，並直接透過「明細匯出」整理採買清單，輕鬆完成購買任務！

整理購買清單：統計圖表

系統會自動統計用品選擇的次數，並透過直覺式的圖表立即呈現出來，不需要一個個手動紀錄。

圖：SueveyCake

新進員工用具核對

每當有新同仁加入公司時，總會需要發送公司物品給新員工，舉例來說：公司鑰匙、公司電腦…等。一旦物品項目太多很容易忘記哪些物品已經發放完畢，也很難確保對方已經收到用具。

透過 SurveyCake 「明細匯出」確認物品是否成功領取，一旦有遺漏，行政人員也可透過問卷後台得知，不需要再互相提醒，提升行政的工作效率。

圖：SueveyCake

補發完同仁缺少的用具後，也能透過「備註」註記「已補發」，留下紀錄後就不怕忘記已領取過囉！

圖：SueveyCake

平凡的任務也能處理的有條不紊！

每天要處理的事情仍然很多，但你可以選擇 SurveyCake 協助你完成每項任務，讓 SurveyCake 成為你工作的最佳拍檔，往後工作再繁瑣也能輕鬆解決！

作者簡介－SurveyCake

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