【PPT】學會使用簡報「章節」功能，一招讓簡報邏輯超清楚！

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｜本文圖片影音及內容均由《JP Workshop》授權行銷人編輯、刊登，未經原作者授權請勿轉載，原文出處。｜首圖／《JP Workshop》

文／鄭冠中 Jason Cheng

在這篇文章中，我想跟大家分享的是平常在企業培訓中「一定」會提到的重要觀念，一個非常簡單、但常常被大家遺忘的 PowerPoint 功能，它叫做：「章節」

什麼是「章節」？

1. 多數人，做PPT都沒有用章節的習慣

我觀察到許多職場人士很用心地在準備工作簡報內容，無論是提案、考核、匯報，然而有點可惜的是，當投影片越做越多，看起來架構很混亂。

簡報頁數一多，不易掌握整份邏輯。／圖：作者提供

以製作者的視角而言「頁數與一目瞭然的程度成反比」，做到後面都有點眼花撩亂，難以掌握這份簡報的脈絡性。

2. 但如果設立章節，就不一樣了

部分版本的「章節」叫做「節」，意思相同。

  • 判斷：你要講多久＋你剩多少時間可以準備
  • 拆解：根據現有素材、投影片，將它拆開成合理的脈絡
  • 確認：個別確認每個章節的份量是否合理、還缺哪些內容？

從「章節」的思路出發，能讓自己不會陷入無止盡的「內容誤區」。

不僅幫助自己一目瞭然，更能掌握「抓大放小」的原則，找出還欠缺什麼。畢竟，在時間有限的情況下，若能將「重點中的重點」內容優先完成，對於整體架構、達到目的是有幫助的。

如何設定 PowerPoint 章節？

1. 設定章節四步驟

注意畫面右下角。／圖：作者提供
  1. 滑鼠點擊 [投影片瀏覽]（總覽模式）
  2. 滑鼠移動到兩頁投影片中間
  3. 按右鍵，點擊[新增章節]（新增節）
  4. 點擊[未命名的章節]右鍵一下，點擊[重新命名章節]
    （Mac 可對準[未命名的章節]直接快點兩下）

2. 注意「章節」的命名技巧

命名架構：單元+完整名稱+預計要講多久

好處有：
好懂｜幫助自己下次開啟時，還看得懂邏輯
理解｜幫助協作的人，最大程度地理解整體脈絡
評估｜上台前練習彩排時，能更精確地準備每章節要講多久

3. Office 2007 以前無PPT章節功能

office 2007 的特徵：水藍色介面。／圖：作者提供

因此要注意兩件事：
1. 可以的話，更新到 Office 2010 以後的版本（推薦 2013 版本以後），方能享受新版本帶來的便捷與效率
2. 如果你電腦軟體明明是 2010 版本以後，為什麼「新增章節」點不下去？因為這份檔案，是 2007 版本以前做的！
因應做法是：
「另存新檔」>「存檔類型」改成 [ PowerPoint 簡報]

Office 中只要是 97- 2003 類型，即是使用 2007 以前的軟體做的。／圖：作者提供

除了章節，單元頁也很重要

上述章節的功能，是在 PowerPoint 的視角看得見，但對於觀眾而言，仍是線性的聆聽過程，但記憶力、短時間組織理解能力人人都不同。

為此，我們可以將剛剛在章節設定好的名稱，變成是「單元頁」，並將每單元的名稱整理在「目錄」、「總結頁」中，讓觀眾反覆觀看、加深印象、方便理解。

減少觀眾的消耗，增加觀眾的參與

注意力經濟的時代，觀眾耐住性子聆聽已屬難得，隨時會受到手機干擾而分心掉，身為簡報者的我們，需有責任維繫聽眾的吸收度。
這時添增單元頁，能協助彼此做前一章節小結＋破下一章節的題，甚至加入互動環節：「到目前為止，有聽不清楚、好奇的地方嗎？」

我們要謹記：

” 讓聽眾忘的少，簡報越成功 “


學會使用PPT「章節」的優點？

1. 方便在協作時，分配誰負責做哪裡

2. 強迫自己思考：「每章節能講多久？」

3. 適合長篇簡報，協助你、以及觀眾，能掌握通篇脈絡、梳理邏輯

未來做簡報前，不妨先規劃好「章節單元＋完整名稱＋預計講多久」，相信我，絕對能省下後續的摸索時間！

作者介紹－鄭冠中Jason Cheng

JP Workshop 培訓師暨創辦人，專注提供高品質的專業培訓，包含簡報技巧、上台表達、顧問輔導服務，至今學員數累計 10,000 人次。
重視「所學即所用」，流暢教學節奏，平均每 30 秒換一張投影片內容，讓學員扎實地專注在學習上，立志分享傳播知識影響力。

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