主管總是看不懂我在報什麼...簡報表格這樣做，清楚又專業！

主管總是看不懂我在報什麼…簡報表格這樣做，清楚又專業！

｜本文摘自《外商投資銀行超強Excel獲利法：step by step任何人都能提升數字敏感度，創造利潤最大化》一書，由時報出版提供，熊野整著；劉格安譯。｜首圖：Photo by Lukas from Pexels

接下來要說明向上司等對象講解計畫時「呈現數字的方法」。
這裡很重要的一點在於：人們即使看到一成串數字也無法完全理解。

舉例而言，如果你讓上司看Excel表（收益計畫），問說：「您覺得這份計畫如何？」上司恐怕只會說：「抱歉，我不知道要看哪裡……你想講的重點是什麼？」

收益計畫一定要「用圖表與PPT說明」，這是最基本的事。
為了讓一連串數字看起來更淺顯易懂，以下將說明如何活用圖表與PPT來「呈現」整場簡報。

本篇目錄

發表收益計畫簡報：商業模擬是否正確傳達很重要
編製目次
先提出總結：直條圖
雙座標圖表
堆疊直條圖

發表收益計畫簡報：商業模擬是否正確傳達很重要

編製目次

在簡報的開頭編製目次。一開始就告訴聽眾這次的收益計畫結構，好讓大家知道：「喔，固定成本的說明在最後啊，那麼關於固定成本的問題就稍後再問吧。」

除此之外，在簡報頁數很多的情況下，如果能在說明各個部分之前，再次列出目次，那麼聽眾也可以理解到「現在說明的是整份簡報的中間部分，那離結束大概還有10分鐘」。

先提出總結：直條圖

在收益計畫簡報中，要先放上總結的投影片。由於聽眾最關心的是「那到底可以賺多少錢？」因此最初的階段就要在總結的投影片上，提出各個案的營業收入與利潤。

如果聽眾（上司、經營團隊等）在這個階段即表示認同「原來如此，明年的計畫是以○○億圓的盈餘為目標啊？以目標來說還算合理」的話還無所謂，但如果從一開始就被說：「目標怎麼可以設那麼低！」後面的簡報恐怕會很辛苦。即使只有營業收入與利潤等重大目標，如果能在簡報前先與聽眾取得共識，將會使討論更加順利。

此外，在總結中需分別說明悲觀個案、樂觀個案的營業收入與利潤。樂觀個案是比較理想的計畫，由於隨著廣告宣傳費用增加，營業收入增加的幅度更大，因此利潤也會增加。聽眾看到這裡，恐怕會擔心「那營業收入減少時，廣告宣傳費用還是維持不變嗎？那樣會虧損喔」。事前預見到這一點，然後進一步說明：「在悲觀個案中，假定營業收入會減少，這時會控制廣告宣傳費用，因此可以充分確保利潤。」藉此傳達出「不會眼見營業收入減少，還拚命做廣告宣傳導致虧損」的訊息，讓對方感到安心。

先用樂觀個案傳達「對成長的追求」，表現出以營業收入大幅成長為目標，再用悲觀個案展現「冷靜判斷的態度」，讓人知道即使在營業收入沒有成長的情況下，也能充分掌控利潤，像這樣取得平衡很重要。