【2020最新Gmail技巧】Gmail信箱功能：設定機密文件、預覽窗格

Gmail竟然可以禁止複製、自動銷毀機密信件？10 個Gmail隱藏版技巧（下）

文／曲潔君｜首圖／Photo by Krsto Jevtic on Unsplash

上一篇文章介紹了取消傳送郵件、排成郵件發布時間、查看可用快速鍵、設定信件回覆提醒、以及將信件匯入行事曆的前五個Gmail信箱使用技巧，本篇文章將會接續著介紹另外五個很少人知道的Gmail隱藏版功能，趕快打開Gmail，跟著試試看吧！

（技巧一到五請看：你真的會用Gmail嗎？收回郵件、回覆提醒 10 個Gmail隱藏版技巧（上））

本篇目錄

技巧六：設定寄件信箱
技巧七：開啟信件預覽窗格
技巧八：搜尋特定信件
技巧九：建立範本
技巧十：設定私密郵件自動銷毀、禁止複製

技巧六：設定寄件信箱

應該有許多人在工作時會同時使用多個信箱，有些是客服信箱、有些是公司內部信箱，但有時因為寄件目的不同，以及希望收到回覆的信箱不同，就必須要一直切換使用者，實在很麻煩！

假若你要使用同個信箱寄出多封信件，但希望從另一個信箱收到回覆，這時候，就可以使用Gmail的這個功能，就能在不切換使用者的狀況下，更改寄件信箱。

設定方式：在設定的地方，點選「帳戶」，就可以在「選擇寄件地址」處新增寄件地址了。

技巧七：開啟信件預覽窗格

許多習慣使用Outlook信箱的人，剛切換到Gmail時最不習慣的就是無法預覽信件。在閱讀大量信件時，每封信件都要點進去，再回到前一頁收件匣、再點進去下一封信件，假若網路環境不好，來回載入的時間就會令人很不耐煩。

其實，Gmail也是可以開啟預覽信件窗格的唷！

設定方式：在設定點選「收件匣」，在「閱讀窗格」一欄選擇啟用「閱讀窗格」即可。也可以設定想預覽信件的位置。

設定完成後，回到收件匣，點選右上方藍色框框的位置，就可以開啟信件預覽囉！若想調整窗格大小，可以用滑鼠拖曳分割處。

想要切換閱讀窗格的位置，可以按下小箭頭調整。上圖是「垂直分割」的呈現方式。

技巧八：搜尋特定信件

你是否也遇過「明明記得有收過某封信，卻怎麼搜尋也找不到？」的情況呢？大家都知道Gmail有搜尋列，可以輸入信件關鍵字搜尋，不過，其實這個搜尋功能遠比你想像的更強大！

除了輸入關鍵字搜尋外，也可以點搜尋列右方的小箭頭，就可以輸入超詳細的搜尋條件，對於信件爆量的工作者而言，這真的是非常好用的功能！

有了上圖這麼詳細的搜尋條件，不管是什麼信，都可以輕鬆的被找出來！

技巧九：建立範本

有些信件是工作上會固定用到的，例如：開發信件、感謝信件等，像這類型的信件，只要把它儲存成範本，就可以在寫信時套用，就不用每次都要重打啦！先前還有看過同事特別把範本儲存在另外一份Google文件中，要用的時候再複製過來，其實Gmail就有內建範本功能囉！

設定方式：在設定中找到「進階」，在「範本」內選取啟用即可。（選取後記得按儲存變更唷！）

開啟功能後，就能在寫信視窗的右下角找到「範本」，在寫好信件後，就可以將草稿儲存成範本了。

存取過範本後，下次在寫信時，就可以照下圖的方式，找到先前儲存的範本，點選插入範本就可以囉！

技巧十：設定私密郵件自動銷毀、禁止複製

雖然每個產業情況不同，但總是會有機密文件、內部文件等，有時是重要開發資料、聯絡名單、個人資訊等。假若擔心這些機密文件在傳送出去後遭到複製或列印的話，Gmail有個「機密模式」可以開啟，開啟這個功能後傳送的郵件，都無法被轉寄、複製、列印或下載。

在寫信視窗的右下角，可以找到一個特別的鎖頭符號，點下去就可開啟機密模式。

開啟機密模式後，可以選擇「到期日」，當設定的到期日來到時，此信件將無法再被開啟，也就是自動銷毀的概念。

按下儲存後，你的寫信視窗會變成下圖這種深藍色視窗，並在下方顯示信件到期日，假若想重新設定，可以點選右方的「編輯」。

簡訊密碼的部分，筆者實測後發現，輸入電話的地方找不到台灣的電話國碼，因此此功能還無法在台灣使用。假若是寄信給國外的客戶或同事，則可以在按下傳送信件後，輸入對方的電話號碼，這樣對方在開啟信件時，就會收到一組「由Google產生的密碼」，請記得，要設定收件者的電話，而不是你自己的喔！也可以參考Google官方說明。

真的沒想到每天都在使用的Gmail竟然有這麼多功能可以設定跟使用呢！趕快把這十個技巧都學起來，下次來教教同事們吧！

以上就是10個Gmail隱藏版功能的介紹（下集），想看前五個功能介紹，請至：你真的會用Gmail嗎？收回郵件、回覆提醒 10 個Gmail隱藏版技巧（上）

作者資訊

曲潔君｜Grace C.: 兒時萌生未來要用文字維生的浪漫夢想，長大後卻不小心進了用文字殺人的新聞系。
跳入職場大海中漂流幾年，被大浪一次次暴擊後，因行銷工作重拾文字寫作的夢想碎片，目前正在努力將這些碎片拼湊成圖。

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